Uczelnie wyższe stoją przed trudnym zadaniem, jakim jest zarządzanie dokumentami studentów. Główny Urząd Statystyczny podaje, że mogą one być administratorami nawet 1,3 mln danych. Wobec tego należy określić główne obowiązki w zakresie ich gromadzenia, archiwizowania, przetwarzania czy niszczenia. Sprawdź, na czym polega zarządzanie danymi studentów.
Jak zarządzać danymi studentów i absolwentów?
Gromadzenie i przechowywanie danych studentów to złożony temat. Uczelnia dysponuje ich danymi osobowymi, ale w pewnych nielicznych przypadkach jest też administratorem danych wrażliwych. Gromadzi więc informacje dotyczące:
- kandydatów na studia,
- procesu nauczania,
- ubiegania się o pomoc materialną,
- badania losów absolwentów.
Jak zarządzać danymi studentów? Administrator powinien opracować przejrzyste procedury dotyczące procesów, takich jak pozyskiwanie, archiwizowanie czy udostępnienie danych. Mogą mieć do nich dostęp wyłącznie osoby upoważnione i to jedynie w jakimś konkretnym celu. Uczelnia co do zasady nie ma prawa udostępniać danych do wiadomości publicznej, ale podaje pewne informacje ogólne do celów statystycznych. Na przykład: “w 2020 roku na kierunku X studiowało 200 osób”. Nie sposób wtedy zidentyfikować konkretnych studentów.
Prowadząc bazy danych, szczególny nacisk kładziemy na przechowywanie akt. Mowa tutaj o danych pochodzących bezpośrednio od studenta, ale też związanych z jego postępami w nauce. W zakresie zarządzania danymi archiwizacja to najdłużej trwający proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania. Zarządzanie dokumentami absolwentów i studentów musi być w pełni bezpieczne, lecz dodatkowo nie powinno pochłaniać znacznych zasobów.
Jak przechowywać dane studentów i absolwentów?
Przechowywanie dokumentów studentów wymaga wdrożenia zasad wynikających z RODO. Dostęp do danych mogą mieć jedynie osoby upoważnione. Zgodnie z normą ISO 27001 archiwum musi być ogrodzone, dozorowane i monitorowane. Wejście do budynku powinno być dodatkowo zabezpieczone. W środku muszą zostać zamontowane czujniki dymu, temperatury i wilgoci. Dobre praktyki w zakresie archiwizacji dotyczą także ochrony przed czynnikami zewnętrznymi, a nie wyłącznie przed nieautoryzowanym dostępem.
Jak przechowywać dane studentów mające postać elektroniczną? W tym przypadku należy zadbać o prawidłowe zabezpieczenia od strony informatycznej. Ze względu na to, że uczelnia gromadzi różne rodzaje danych, konieczne jest wdrożenie nowoczesnych narzędzi. Dane powinny być chronione hasłami oraz za pomocą szyfrowania. Regularne tworzenie kopii zapasowych zapobiega utracie danych w przypadku awarii sprzętu.
Przechowywanie dokumentów absolwentów trwa nawet 50 lat. Jest to okres archiwizacji wyznaczony przez ustawodawcę dla teczek osobowych, w których znajduje się m.in. dyplom ukończenia studiów.
Jak archiwizować dokumenty studentów i absolwentów?
Archiwizowanie dokumentów absolwentów to poważne wyzwanie zarówno dla uczelni publicznych, jak i prywatnych. Przechowywane dane muszą być bezpieczne, a jednocześnie stale dostępne w razie potrzeby w całym toku nauki i po jego zakończeniu. Jak archiwizować dokumenty absolwentów? Przepisy umożliwią uczelniom korzystanie z pomocy firmy zewnętrznej, specjalizującej się m.in. w procesach takich jak digitalizacja czy archiwizacja dokumentów.
Rhenus Office Systems Poland ma doświadczenie we współpracy z działającą na szeroką skalę uczelnią prywatną, której dokumenty archiwizujemy od lat. Klient przekazuje je według ustalonego harmonogramu, a nasi specjaliści zajmują się ich zabezpieczeniem i nadają im indywidualne barkody. Jednocześnie ma on dostęp do dokumentów w dowolnym momencie, gdy tylko zgłosi taką potrzebę.
Zarządzanie danymi - na co zwrócić uwagę?
Archiwizowanie danych studentów i absolwentów to tylko jedno z zadań uczelni. Bierzemy przy tym pod uwagę ogólne rozporządzenie (RODO), ale też inne akty prawne dotyczące np. tworzenia repozytorium danych badawczych. Aspekty wymagające szczególnej uwagi to:
- zasady pozyskiwania danych - są to nie tylko dane osobowe zwykłe, ale również wrażliwe, potrzebne np. do realizacji projektu badawczego, pochodzące z różnych źródeł,
- zarządzanie danymi badawczym wykorzystywanymi przez społeczność naukową - w tym ponowne wykorzystanie danych,
- plan zarządzania danymi - jest to plan danych, jakie naukowiec (lub kierownik projektu) zamierza pozyskać,
- zgodność z zasadami FAIR - są to niezbędne wytyczne wykorzystywania danych.
Obowiązki związane z zarządzaniem danymi w trakcie badań naukowych powinny zostać oddelegowane właściwemu pracownikowi uczelni.
FAQ:
-
Kiedy archiwizować dokumenty absolwentów?
Archiwizowanie dokumentów studentów i absolwentów to obowiązek każdej uczelni. Teczki osobowe absolwentów należy przechowywać 50 lat.
-
Gdzie przechowywać dane o studentach i absolwentach?
Dane studentów i absolwentów można przechowywać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przepisy umożliwiają też korzystanie z usługi archiwum zewnętrznego.
-
Na czym polega data management projektów badawczych?
Pierwszym krokiem jest stworzenie planu zarządzania dotyczącego organizacji danych. Należy w nim określić m.in. formaty plików, nazewnictwo plików, typy danych czy ich ponowne użycie.