De bescherming van uw persoonlijke gegevens is bijzonder belangrijk voor ons binnen de Rhenus Group. Daarom willen wij u hieronder informeren over onze principes voor gegevensbescherming, die wij bij de sollicitatieprocedure in acht nemen.
Welke informatie wordt verzameld?
Via onze carrièrepagina hebt u de mogelijkheid om te solliciteren op een gepubliceerde functie of om een open sollicitatie in te dienen.
De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen worden verwerkt
- Contactgegevens: Voor- en achternaam, titel indien van toepassing, adresgegevens, geboortedatum, taal, e-mailadres en telefoonnummer (inclusief mobiel nummer);
- Informatie over motivatievragen, gewenste werkplek;
- Sollicitatiedocumenten: alle gegevens die worden verstrekt als onderdeel van de sollicitatieprocedure, met name gegevens uit de sollicitatiebrief, het cv, ingediende getuigschriften of ingevulde vragenlijsten voor sollicitanten;
- Gegevens uit sollicitatiegesprekken en tests: alle persoonlijke gegevens die mogelijk zijn verstrekt tijdens een sollicitatiegesprek of als onderdeel van een test tijdens de sollicitatieprocedure.
Als u ons uw sollicitatiedocumenten persoonlijk of per post toestuurt, digitaliseren we deze eerst en leggen we ze vervolgens ook vast in ons sollicitatiebeheersysteem. De originele documenten sturen we je direct terug.
U kunt uw documenten op elk gewenst moment bijwerken of corrigeren. Stuur ons hiervoor de nieuwe documenten of wijzigingsverzoeken per e-mail naar: workday@rhenus.com.
Waarvoor worden de verzamelde persoonlijke gegevens gebruikt?
Wij verwerken de gegevens die u ons stuurt om de sollicitatieprocedure uit te voeren. De verwerking van uw persoonlijke gegevens om de sollicitatieprocedure uit te voeren is gebaseerd op Art. 6 para. 1 lit. b GDPR in combinatie met § 26 para. 1 zin 1 BDSG.
Verder kunnen we onderworpen zijn aan wettelijke verplichtingen op grond van Art. 6 para. 1 lit. c GDPR en gegevens verwerken om onze legitieme belangen te beschermen op grond van Art. 6 para. 1 lit. f GDPR, bijvoorbeeld om claims te doen gelden en te verdedigen en het beheer van sollicitanten te optimaliseren.
Als je ons ook toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld voor de kandidatenpool, verwerken we deze gegevens op basis van Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken met werking voor de toekomst door contact met ons op te nemen zoals hierboven beschreven.
In het geval van een aanvraag van een zwaar gehandicapte zijn we ook verplicht volgens artikel 164 van de Duitse Socialezekerheidswet (SGB) IX om het vertegenwoordigingsorgaan voor zwaar gehandicapte personen onmiddellijk na ontvangst van de aanvraag te informeren. Het vertegenwoordigingsorgaan voor ernstig gehandicapten mag alle benodigde documenten inzien.
Hoe garanderen wij de veiligheid van uw gegevens?
Uw sollicitatiedocumenten en de daarin opgenomen persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de betreffende sollicitatieprocedure en de aan de Rhenus Groep gelieerde onderneming voor de besluitvorming in de sollicitatieprocedure. Alle personen die toegang tot uw persoonsgegevens nodig hebben voor de genoemde doeleinden en die direct betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure (HR-afdelingen, gespecialiseerde afdelingen, ondernemingsraden) hebben toegang tot uw persoonsgegevens.
Het sollicitantenbeheersysteem wordt beheerd door een contractant als onderdeel van een contractovereenkomst in overeenstemming met art. 28 GDPR. Wij gebruiken de tool Workday, een dienst van Workday Limited, The King's Building, May Lane, Dublin 7, Ierland (“Workday”). Uw persoonsgegevens worden door deze verwerker opgeslagen op een server in Duitsland. Wanneer uw gegevens worden overgedragen aan de Rhenus Group, worden deze automatisch versleuteld (SSL-encryptie). De voorzorgsmaatregelen voor gegevensbeveiliging voldoen altijd aan de huidige stand van de techniek.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Na afronding van de sollicitatieprocedure worden uw documenten 6 maanden gearchiveerd en vervolgens automatisch en volledig verwijderd. Je ontvangt hiervan een bevestiging per e-mail.
Wat betekent opname in de kandidatenpool?
Deelname aan de Rhenus Group kandidatenpool is vrijwillig en geschiedt op aparte uitnodiging. Als u besluit deel uit te maken van onze kandidatenpool, kunnen uw persoonlijke gegevens worden ingezien door de besluitvormers van de Rhenus Group ten behoeve van mogelijke plaatsingen. Uw gegevens worden niet doorgegeven aan derden buiten de Rhenus Group.
De bewaartermijn in de kandidatenpool is in eerste instantie 180 dagen. Daarna ontvangt u van ons een e-mail met een verlengingsmogelijkheid. Als u dit niet binnen 14 dagen bevestigt, worden uw gegevens verwijderd.
Als u voortijdig uit de kandidatenpool verwijderd wilt worden, stuur ons dan een korte kennisgeving per e-mail naar: workday@rhenus.com. Wij zullen uw gegevens dan onmiddellijk verwijderen.
Wat gebeurt er bij parallelle sollicitatieprocedures binnen de Rhenus Group?
Als u tegelijkertijd op meerdere functies binnen de Rhenus Group hebt gesolliciteerd, worden de vakafdelingen waar u aan een sollicitatieprocedure deelneemt, hiervan op de hoogte gesteld.
Hetzelfde geldt als u na een afwijzing binnen de bewaartermijn van 6 maanden voor uw documenten naar een andere functie binnen de Rhenus Groep solliciteert.
Keuze voor het doorgeven van uw gegevens in het sollicitatieformulier
Wanneer u solliciteert, kunt u beslissen of uw gegevens al dan niet aan andere Rhenus-bedrijven mogen worden doorgegeven.
Als wereldwijd opererend bedrijf bieden wij interessante vacatures in verschillende landen en bedrijfstakken. Met uw toestemming controleren wij graag of uw profiel ook geschikt is voor andere vacatures!
U kunt kiezen uit de volgende opties:
- Als je “nationaal binnen de divisie” selecteert, mag je sollicitatie alleen worden gedeeld met medewerkers van Recruiting binnen het land en de divisie waarin de geadverteerde functie zich bevindt of die je hebt geselecteerd in je open sollicitatie.
- Als u “nationaal binnen de Rhenus Group” selecteert, mag uw sollicitatie alleen worden gedeeld met medewerkers van de Rhenus Group in Recruiting binnen het land waarin de geadverteerde functie zich bevindt of dat u in een open sollicitatie als voorkeursland hebt opgegeven.
- Als u “internationaal binnen de business unit” selecteert, mag uw sollicitatie internationaal worden gedeeld met medewerkers die werven binnen de business unit waarin de geadverteerde functie zich bevindt of die u hebt geselecteerd in uw open sollicitatie.
- Als u “internationaal binnen de Rhenus Group” selecteert, kan uw sollicitatie worden gedeeld binnen de wervingsafdelingen van de gehele Rhenus Group.
- Als u “geen van de genoemde opties” selecteert, wordt uw sollicitatie alleen in aanmerking genomen in het kader van de vacature waarop u heeft gesolliciteerd.
U hebt te allen tijde het recht om uw toestemming zonder opgaaf van redenen voor de toekomst in te trekken. De gegevens worden na ontvangst van de annulering gewist. De doeltreffendheid van de gegevensverwerking die werd uitgevoerd vóór de intrekking van de toestemming blijft onaangetast.
Uw rechten als betrokkene
Recht op informatie (Art. 15 GDPR)
U hebt het recht om bevestiging te vragen of er persoonlijke gegevens over u worden verwerkt; als dit het geval is, hebt u recht op informatie over deze persoonlijke gegevens en op de informatie die in detail is opgesomd in Art. 15 GDPR.
Recht op rectificatie (Art. 16 GDPR)
U hebt het recht om zonder onnodige vertraging de rectificatie te verkrijgen van onjuiste persoonsgegevens die op u betrekking hebben en, indien van toepassing, om onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen.
Recht op wissen (Art. 17 GDPR)
U hebt het recht om te eisen dat uw persoonsgegevens onmiddellijk worden gewist indien een van de redenen vermeld in Art. 17 GDPR van toepassing is.
Recht op beperking van de verwerking (Art. 18 GDPR)
Je hebt het recht om beperking van de verwerking te vragen als aan een van de voorwaarden genoemd in Art. 18 GDPR is voldaan, bijvoorbeeld als je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking, voor de duur van het onderzoek door de verwerkingsverantwoordelijke.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid (Art. 20 GDPR)
In bepaalde gevallen, die gedetailleerd worden opgesomd in Art. 20 GDPR, heb je het recht om de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat of om te verzoeken dat deze gegevens worden doorgegeven aan een derde partij.
Recht om bezwaar te maken (Art. 21 GDPR)
Als gegevens worden verzameld op basis van Art. 6 para. 1 zin 1 lit. f GDPR (gegevensverwerking om legitieme belangen te beschermen) of op basis van Art. 6 para. 1 zin 1 lit. e GDPR (gegevensverwerking om het algemeen belang te beschermen of in de uitoefening van het openbaar gezag), heb je het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking om redenen die voortvloeien uit jouw specifieke situatie. Wij zullen de persoonsgegevens dan niet langer verwerken, tenzij er aantoonbaar dwingende legitieme gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking dient voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
Recht op annulering (Art. 7 GDPR)
Als de verwerking van gegevens is gebaseerd op uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming voor het gebruik van uw persoonsgegevens te allen tijde in te trekken in overeenstemming met Art. 7 para. 3 GDPR. Houd er rekening mee dat de intrekking alleen van kracht is voor de toekomst. Verwerkingen die plaatsvonden vóór de intrekking worden niet beïnvloed.
Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (Art. 77 GDPR)
In overeenstemming met Art. 77 GDPR heb je het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit als je van mening bent dat de verwerking van gegevens over jou in strijd is met de regelgeving inzake gegevensbescherming. Het recht om een klacht in te dienen kan met name worden uitgeoefend bij een toezichthoudende autoriteit in de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, plaats van tewerkstelling of plaats van de vermeende inbreuk.